Belgelendirme ve Belgenin Sürdürülmesi

Belgelendirme Kararlarının Verilmesi

Belgelendirme ve Belgenin Sürdürülmesi ile ilgili tüm kararlar, Yöneticinin görüşü alınarak, Karar verici tarafından verilir.

İlgili karar verici adayın başvurusu ve eklerinin, sınav evraklarının ve sınav görüntülerinin, ilgili standartlar, rehberler, prosedürler ve talimatlara uygunluğunu inceler.

Adayların belgelendirilmeleri kararı verilebilmesi için aşağıdaki şartların tamamının gerçekleştirilmesi gerekmektedir:

• Sınav Başvuru Formunun ıslak imza ile imzalamış olması,
• Ödemesinin tamamlanmış olması,
• Varsa ön yeterlilik şartlarının sağlanmış olması,
• Adayın, başvuru yaptığı Ulusal Yeterliliğin tüm birimlerinin tüm sınavlarından, birim geçerlilik süreleri içerisinde başarılı olması,
• Sınavların belgelendirme programına uygun yeter sayıda soru ve yapıda yapılmış olması,
• İncelenecek kamera kayıtlarında sınavın geçerliliğini ve güvenilirliğini bozucu herhangi bir olumsuz durum olmaması,
• Tüm belgelendirme süreci içerisinde Tarafsızlık, Gizlilik ve Güvenliği zedeleyici, çıkar çatışması oluşturacak durumların olmaması,
• İncelenen sınavla ilgili iç doğrulama yapılıyor veya yapılması planlanıyor ise iç doğrulama çalışmalarının tamamlanmış olması,
• Sınavla ilgili herhangi bir itiraz ve şikayet var ise itiraz ve şikayetin sonuçlandırılmış olması,

Belgelendirme kararları adaylara Planlama Yönetici tarafından bildirilir.

Belge Almaya Hak Kazanan Adayların İşlemleri

Belge almaya hak kazanan adaylardan MYK’nın belirlemiş olduğu Belge Basım Ücreti tahsil edilir ve kuruluşun muhasebe sistemine girilmeden MYK’nın ilgili hesabına belge masraf karşılığı olarak yatırılır.

Belgeler MYK tarafından basılır. MYK tarafından basımı yapılıp gönderilen Belgeler, 3 gün içerisinde Yönetici tarafından imzalanır.

Adayın Başvurduğu Ulusal Yeterlilik, 5544 sayılı Meslekî Yeterlilik Kurumu Kanununa göre, başarılı olan adayların sınav ücretlerinin İşsizlik Sigorta Fonundan karşılanması kapsamında ise Planlama Yöneticisi tarafından, MYK’nın portalında ilgili birime adaylarla ilgili bilgi girişleri yapılır ve adayların teşvikten yararlandırılması sağlanır.

Adayın Başvurduğu Ulusal Yeterlilik, AB mevzuatına yada diğer uluslar arası mevzuata göre, başarılı olan adayların sınav ücretlerinin ilgili AB Fonundan yada diğer uluslar arası fonlardan karşılanması kapsamında ise Planlama Yöneticisi tarafından, adayla ilgili gerekli belge ve dokümanlar düzenlenir, MYK’nın portalında ilgili birimine adaylarla ilgili bilgi girişleri yapılır ve adayların AB hibe fonundan yada diğer uluslar arası fonlardan karşılanan teşvikten yararlandırılması sağlanır.

Belgenin Basılması

Belgeler MYK tarafından basılır ve kuruluşa iletilir. Kuruluşa gelen basılmış belgeler, Planlama Yöneticisi tarafından, 15 gün içerisinde, kuruluşta elden teslim edilir. Adayın istemesi halinde, Başvuru Formunda belirttiği iletişim adresine ya da çalıştığı kuruluşa, posta veya kargo yoluyla gönderilir.

Adayların kaybolma, yırtılma, yıpranma vb. nedenlerle belgenin yeniden basılması için kuruluşa başvuruda bulunmaları üzerine, belge basım ücretini karşılamaları koşuluyla belgenin yeniden basılması sağlanır.

Belge almaya hak kazanan adaylardan, sınav ücretinden ayrı olarak belge basım ücreti alınır. Belge basım ücretini ödemeyen adaylara belgeleri teslim edilmez. Belge ücretleri, kuruluşun muhasebe sistemine girilmeden MYK’nın ilgili hesabına belge masraf karşılığı olarak yatırılır.

Belge almaya hak kazanamayan adaylara, istemeleri halinde başarılı oldukları birimleri gösterir, Birim Başarı Belgesi verilir. Birim Başarı Belgeleri, Mesleki Yeterlilik Belgesi yerine geçmez.

Belgelerin Gözetimi

Belge gözetimi, ilgili Belgelendirme Programlarında (Ulusal Yeterliliklerde) belirlenmiş şekilde ve gözetim sürelerinde yapılır.

Belge gözetimi, Belge Gözetim Formu ile yapılır. Belge Sahibinin çalıştığı kurumdan almış olduğu ve gözetim süresi içerisinde gönderilen çalışma belgeleri de Belge Gözetimi için yeterli kabul edilir. Bu tür belgelerin geçerli kabul edilmesi için, içeriğinde belge sahibinin çalıştığına ve performansının devam ettiğine dair ibareler bulunması, çalışma sürelerinin belirtilmesi ve iş yeri yetkilisi tarafından kaşelenip, imzalanıp, onaylanması gereklidir.

Belge Gözetim Formu, web sitemizden yada Kuruluşumuzdan temin edilebilir.

Belge Gözetimi zamanları ve süreleri, Belge Sahipleri tarafından takip edilir. ÖZGÜL BELGELENDİRME, gerekli görmesi durumunda, gözetim süresi gelen Belge Sahiplerine posta, SMS, E-mail yollarından herhangi biriyle iletişime geçerek hatırlatma yapabilir.

Belge Sahibi, gözetim zamanı geldiğinde, ÖZGÜL BELGELENDİRME internet sitesinde bulunan veya isteği üzerine kendisine verilen Gözetim Formunu yada çalıştığı işyerinden, çalıştığına ve performansının devam ettiğine dair alacağı çalışma belgesini, işyeri yetkilisine onaylattırıp Ulusal Yeterliliklerde belirtilen gözetim süresi içerisinde ÖZGÜL BELGELENDİRME’ ye ulaştırır. İlgili karar vericiler tarafından belge gözetimi yapılır. Gözetimi uygun bulunmayan Belgeler askıya alınır.

Belgenin Askıya Alınması

Belgeler;

• Belge Sahiplerinin, Belgelendirme ve Belgenin Kullanımı Sözleşmesinin Belgenin askıya alınmasını gerektirecek hükümlerine aykırı davranmaları,
• Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde, süresi içerisinde gerekli kanıtları sunmaması, sunduğu kanıtların eksik, tutarsız, onaysız olması veya Gözetimler sonucunda yetersiz bulunması,
• Belge Sahibinin belgeye konu olan Ulusal Yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması ve şikâyetin incelenerek haklı bulunması,
• Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması ve şikâyetin haklı bulunması,
• Marka ve logonun belgeli kişi tarafından hatalı kullanılması,
• İsim, İşyeri, işin şekli ve iletişim bilgilerinde değişiklik olduğunu 30 gün içerisinde kuruluşa bildirilmemesi,

Durumlarında belgeler askıya alınır. Belgenin askıya alındığı ve yapılacak uygulama, Planlama Yöneticisi tarafından 3 gün içerisinde, Belge Sahiplerine email, Posta, SMS veya telefonla bildirilir. Belge Sahiplerinin gereklilikleri yerine getirmeleri için durumuna uygun süre verilir.

Belgenin askıya alınma nedeninin, yapılan denetim neticesinde giderildiği kanıtlandığında belgenin askıya alınması uygulaması, askı süresi sonunda sonlandırılır. Verilen süre içerisinde usulsüzlüğün giderildiği kanıtlanmaz ise belge geri çekilir. Askıya alma süresince, Belge Sahibi, belgeye ait haklardan faydalandırılmaz. Belge askıya alındığında, Belge Sahibi tarafından belge, marka, Logo kullanımı durdurulur ve Belge, ÖZGÜL BELGELENDİRME’ ye iade edilir.

Belgenin Geri Çekilmesi ve İptal Edilmesi

Belgeler;

• Belge Sahiplerinin, Belgelendirme ve Belgenin Kullanımı Sözleşmesinin belge iptalini gerektirecek hükümlerine aykırı davranmaları,
• Belgesinin askıya alınması halinde, Belge Sahibinin gerekli olan düzeltici faaliyetleri verilen sürede yerine getirmemesi,
• Belgeli kişinin belgesinde tahrifat olması,
• Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde, gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,
• Belgeli kişinin belgede belirtilen yetkinliği kaybetmesi,
• Belgenin geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması,
• Marka ve logonun kasten hatalı kullanımı,
• Belgeli kişinin ÖZGÜL BELGELENDİRME’ ye kasten hatalı bildirimde bulunması veya değişiklik olduğunda bildirimde bulunulması gereken hususların kasten bildirilmemesi,
• Gözetim süreci veya askıya alma süresi bittiği halde, belge sahibine ulaşılamaması,
• Belgenin yanıltıcı şekilde, kapsamı dışında farklı alanlarda veya haksız kazanç sağlamak amacıyla kullanıldığının tespit edilmesi sonucu düzeltme talep edilmesine rağmen süresi içerisinde düzeltme yapılmaması,
• Belgelendirme ve gözetim süreçlerinde kasti olarak yanıltıcı ve yanlış bilgilerin beyan edilmesi ve /veya sahte evraka göre düzenlendiği belirlenen belgeler sunulması,
• Belgenin kullanım hakkının başkasına devredilmesi,
• Belge ile başka kişi ve kuruluşlara menfaat sağlanması,
• Belge sahibinin Belgelendirme ve Belgenin Kullanımı sözleşmesini feshetmek istemesi;

Durumlarında belge geri çağrılır ve iptal edilir. Belgenin iptal edildiği ile ilgili, Planlama Yöneticisi tarafından, posta, email, telefon veya SMS yollarından herhangi biriyle, Belge Sahibine bilgi verilir, belgeyi iade etmesi; marka ve logo kullanımını durdurması istenir. Belge iptal edildiğinde, Belge Sahibi tarafından belge, marka, Logo kullanımı durdurulur ve Belge, ÖZGÜL BELGELENDİRME’ ye iade edilir.

Belge Kapsamının Değiştirilmesi

MYK tarafından belgelerin kapsamının değiştirildiği durumlarda, Program Komisyonu tarafından gerekli değişiklikler yapılır. TURKAK ve MYK’nın da onaylaması ile alınan kararlara göre belgelerin kapsamları değiştirilebilir.

Ulusal Yeterliliklerde ya da MYK mevzuatında emredici hüküm olmadığı sürece, hali hazırda verilmiş olan belgeler, verildiği zamandaki kapsama uygun şekilde, belgenin geçerlilik süresi boyunca geçerliğini korur.

Belgenin Süresi Bittikten Sonra Yenilenmesi

Adayların ÖZGÜL BELGELENDİRME’ den almış oldukları belgeler, gözetimi uygun şekilde yapılmak ve iptal edilmemek şartıyla, her bir meslek için Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre kadar geçerlidir.

Belge Geçerlilik süreleri, Belge Sahipleri tarafından takip edilir. Belge kullanımının sürekliliğinde sıkıntılar yaşanmaması için, Planlama Yöneticisi tarafından, belgesinin geçerlilik süresi dolmasına 6, 3, 1 ay kala, Belge Sahiplerine posta, telefon, SMS, email vb. herhangi biriyle hatırlatma yapılır, Belge yenileme başvurusunda bulunması tavsiye edilir.

Belge yenilemenin yapılabilmesi için;

• Mevcut belgenin geçerliliğini koruyor olması,
• Belgenin verildiği Ulusal Yeterlilikte belgelendirilme şartlarında değişiklik olacak şekilde revizyon yapılmamış olması,
• Belge sahibinin Ulusal Yeterlilikte belirtilen şartları karşılaması ve gerekli kanıt ve dokümanları sunması, gereklidir.

Belge yenileme sürecinde izlenecek süreç, yapılacak işlemler ve kullanılacak yöntemler ulusal yeterlilik bazında ve mevzuata uygun olarak belirlenir.

Belgenin geçerlilik süresi içerisinde, Ulusal Yeterliliklerde, ilgili mevzuatlarda ve ÖZGÜL BELGELENDİRME prosedürlerinde belgelendirme şartlarını etkileyecek şekilde değişiklik yapılmış ise Belge yenileme işlemleri, yapılan değişiklikler doğrultusunda değerlendirilir ve bu doğrultuda yapılır. Mevzuatta yapılan değişikliğin durumuna göre belgenin kapsamı değiştirilebilir ya da yeniden sınav yapılması gerekebilir.

Belgesini, başka bir Yetkilendirilmiş Belgelendirme Kuruluşundan alıp, belge yenilemek için ÖZGÜL BELGELENDİRME’ ye başvuruları sınavlı belge yenileme yöntemine göre alınır ve belgeleri sınavlı bir şekilde yenilenir.

a) Belge yenileme, Kayıtların İbrazı şeklinde yapılacak ise;

Adayın dosyası, gözetim faaliyetleri, Yeniden değerlendirme ile ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen süre kadar çalıştığına dair resmi kanıtlar incelenir. 10 gün içerisinde belgelendirme kararı verilir.

b) Belge yenileme, sınav uygulaması şeklinde yapılacak ise;

Yeniden değerlendirme ile ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen süre kadar çalıştığına dair resmi kanıtları sunamayan, gerekli şartları sağlayamayan adaylar, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen şekilde sınava tabi tutulur. Belgesini başka bir kuruluştan alan kişilerin belge yenilemeleri de bu yönteme göre yapılır. Yapılan sınavlarda başarılı olanların belge yenileme işlemleri yapılır.